目的：
ChatGPTがビジネスを支援してくれる事例をご紹介します。
ねらい：
皆様もぜひ無償のChatGPT（Bing）を
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この１１月２０日に以下のブログをお届けいたしました。
上野則男のブログ: ChatGPTのビジネス活用事例集１００選ができました！！ (uenorio.blogspot.com)
追加したChatGPT事例
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ＱＭＳ活動支援 |
全社品質目標策定 |
４ |
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各部門実行計画設定 |
６ |
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各部門月次レビュー |
３ |
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各部門実施報告 |
４ |
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内部監査 |
３ |
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部下指導 |
行動対応 |
３ |
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作成文書対応 |
２ |
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業務日報対応 |
２ |
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業績対応 |
２ |
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共通業務 |
問い合わせ対応 |
４ |
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業務改善 |
７ |
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計 |
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４０ |
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この中から、皆様がご関心を持たれるのではないかと
思われるものをご紹介したいと思います。
私が、問題になりそうな部下の行動を１０件選んだ
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生成ＡＩ事例集＃１２１ |
「部下の行動対応指導」に対するアドバイス提供依頼 |
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（１）依頼事項 |
３．アドバイス依頼事項に対してアドバイスをお願いします。
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１．対象案件名 |
部下の行動に対する指導 |
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２．案件の基本目的 |
部下の行動に問題がなくなってほしい。 |
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３．アドバイス依頼事項 |
部下の行動が以下のような場合にどのように指導したらよいでしょうか。 １）出勤時間に遅刻する ２）無断欠勤する。 ３）会議に遅刻する。 ４）服装がだらしない。 ５）人に会ってもまともな挨拶をしない。 ６）いつも不機嫌そうな顔をしている。 ７）自分の意見をはっきり言わない。 ８）言葉遣いが乱暴である。 ９）チームワークができない。 １０）極端なＫＹ（空気が読めない）である。
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（２）回答 |
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こんにちは、こちらはBingです。部下の指導に関するアドバイスをお探しですね。私は、以下のような指導方法をおすすめします。
１）
出勤時間に遅刻する 部下が遅刻する理由を聞いてみましょう。交通事情や家庭の事情など、やむを得ない理由がある場合は、柔軟に対応することが大切です。しかし、単に寝坊したり、時間管理ができないだけの場合は、遅刻の影響や責任を認識させる必要があります。遅刻の回数や度合いに応じて、注意や注意書き、減給などの処分を科すことも効果的です。また、遅刻しないための具体的な改善策を一緒に考えてあげることも重要です。1
２）
無断欠勤する 部下が無断欠勤する理由も聞いてみましょう。病気やケガなどの緊急事態があった場合は、連絡の仕方や手続きを教えてあげましょう。しかし、仕事に興味がないや、ストレスが溜まっているなどの理由で無断欠勤する場合は、仕事のやりがいや目標を見直してあげることが必要です。無断欠勤の影響や責任を認識させるとともに、注意や注意書き、減給などの処分を科すことも効果的です。2
３）
会議に遅刻する 部下が会議に遅刻する理由も聞いてみましょう。前の仕事が長引いたり、会議の時間や場所を忘れたりした場合は、時間管理やスケジュール管理の方法を教えてあげましょう。しかし、会議に興味がないや、会議の意義を感じないなどの理由で遅刻する場合は、会議の目的や内容を事前に伝えて、部下の意見や発言を求めることで、参加意欲を高めてあげましょう。会議の遅刻の影響や責任を認識させるとともに、注意や注意書き、減給などの処分を科すことも効果的です。3
４）
服装がだらしない 部下の服装がだらしない場合は、まずは社内の服装規定や業界の常識を教えてあげましょう。服装は自分の印象や信頼性に影響するだけでなく、会社や部署のイメージにも関わることを説明してあげましょう。また、服装の改善点を具体的に指摘して、見本やアドバイスを示してあげることも重要です。服装の改善が見られない場合は、注意や注意書き、減給などの処分を科すことも効果的です。4
５）人に会ってもまともな挨拶をしない 部下が挨拶をしない場合は、まずは挨拶の重要性や効果を教えてあげましょう。挨拶はコミュニケーションの基本であり、人間関係や仕事の円滑化に欠かせないことを説明してあげましょう。また、挨拶の仕方やタイミングを具体的に指導して、見本やアドバイスを示してあげることも重要です。挨拶の改善が見られない場合は、注意や注意書き、減給などの処分を科すことも効果的です。5 ６）いつも不機嫌そうな顔をしている 部下がいつも不機嫌そうな顔をしている場合は、まずは部下の悩みや不満を聞いてあげましょう。仕事やプライベートで何か問題があるのか、ストレスが溜まっているのか、気になることがあるのかなど、部下の心の状態を探ってあげましょう。部下の話に耳を傾けて、共感や励ましの言葉をかけてあげることで、部下の気持ちを和らげてあげましょう。また、不機嫌そうな顔は自分の印象や信頼性に影響するだけでなく、周囲の人の気分やモチベーションにも影響することを説明してあげましょう。部下に笑顔や明るい表情を心がけるように伝えて、見本やアドバイスを示してあげることも重要です。 ７）自分の意見をはっきり言わない 部下が自分の意見をはっきり言わない場合は、まずは部下の意見を聞く機会を増やしてあげましょう。会議やミーティングで部下に発言を促したり、個別に意見を聞いたりすることで、部下の発言意欲を高めてあげましょう。また、部下の意見を聞いたら、必ず評価やフィードバックをしてあげることも重要です。部下の意見を尊重して、実行のサポートをすることで、部下の自信ややる気を引き出してあげましょう。部下に自分の意見をはっきり言うことは、自分の成長や仕事の質の向上につながることを説明してあげましょう。
８）言葉遣いが乱暴である 部下の言葉遣いが乱暴な場合は、まずは部下にそのことを指摘してあげましょう。部下は自分の言葉遣いに気づいていないかもしれません。部下に言葉遣いが乱暴だということを認識させることが第一歩です。次に、言葉遣いが乱暴だとどのような影響や問題が起こるかを説明してあげましょう。言葉遣いは自分の印象や信頼性に影響するだけでなく、相手の感情や人間関係にも影響することを教えてあげましょう。最後に、言葉遣いを改善するための具体的な方法を教えてあげましょう。例えば、相手の立場や気持ちになって話すこと、敬語や丁寧語を使うこと、感謝や謝罪の言葉を添えることなどです。言葉遣いの改善が見られない場合は、注意や注意書き、減給などの処分を科すことも効果的です。 ９）チームワークができない 部下がチームワークができない場合は、まずは部下にチームワークの重要性やメリットを教えてあげましょう。チームワークは仕事の効率やクオリティを高めるだけでなく、自分のスキルや知識を向上させることにもつながることを説明してあげましょう。次に、部下にチームワークの具体的な方法を教えてあげましょう。例えば、目標や役割を明確にすること、コミュニケーションを積極的にとること、協力や協調の姿勢を示すこと、フィードバックや評価を行うことなどです。最後に、部下にチームワークの成果や効果を見せてあげましょう。チームワークができたときには、褒めてやることや、報酬や表彰を与えることで、部下のモチベーションを高めてあげましょう。 １０）極端なＫＹ（空気が読めない）である 部下が極端なＫＹ（空気が読めない）な場合は、まずは部下に空気を読むことの重要性や必要性を教えてあげましょう。空気を読むことは、相手の気持ちや状況に配慮することであり、人間関係や仕事の円滑化に欠かせないことを説明してあげましょう。次に、部下に空気を読むことの具体的な方法を教えてあげましょう。例えば、相手の表情や態度に注目すること、場の雰囲気や流れに合わせること、自分の発言や行動の影響を考えること、周囲の人の意見や反応を聞くことなどです。最後に、部下に空気を読むことの成果や効果を見せてあげましょう。空気を読めたときには、褒めてやることや、信頼や評価を得ることで、部下の自覚や自信を高めてあげましょう。 以上が、部下の指導に関するアドバイスです。部下の指導は、一朝一夕にはできないことですが、根気よく続けていくことで、部下の成長や改善を促すことができます。部下の指導に役立つ参考文献やサイトを以下に紹介します。 : [遅刻の指導方法と注意点] : [無断欠勤の指導方法と注意点] : [会議の遅刻の指導方法と注意点] : [服装の指導方法と注意点] : [挨拶の指導方法と注意点] : [言葉遣いの指導方法と注意点] : [チームワークの指導方法と注意点] : [空気を読むことの指導方法と注意点] : [部下の指導方法とコツ] : [部下の指導の基本] : [部下の指導のポイント] : [部下の指導の心構え] : [部下の指導の成功事例] |
「身の回りの業務改善」は
この研修では、以下のようなアピールをしていました。
「身の回りの業務改善」とは、
自分の業務を人頼みにしないで自分で改善することです。
現状は多忙のために業務にも手抜かりが発生し、
そこで一念発起して、
2年前から課長をしていて、現在15人ほど部下がいます。
研修で教えていただいた価値目標思考や問題点連関図は、
私が仕事をする上での基礎になっています。
その基礎があるからこそ、本質を捉えて物事を進めたり、
課題を解決したりできるようになってきたなぁ、と最近
改めて実感していたところでした。
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生成ＡＩ事例集＃１３７ |
身の回りの業務改善のための課題分析 |
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出典：システム企画研修株式会社 |
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身の回りの改善のための業務分析テンプレート
（システム企画研修社作成）
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業務区分 |
基本的対応 |
例外的対応 |
会議・打合せ |
|||||
|
業務名 |
ＩＴ化 |
難易度 |
内容 |
工数比率 ％ |
内容 |
工数比率 ％ |
内容 |
工数比率 ％ |
|
Ａ業務 |
済 未 |
高 中 低 |
検討 |
|
検討 |
|
準備 |
|
|
処理 |
|
処理 |
|
参加 |
|
|||
|
報告 |
|
報告 |
|
報告 |
|
|||
|
Ｂ業務 |
済 未 |
高 中 低 |
検討 |
|
検討 |
|
準備 |
|
|
処理 |
|
処理 |
|
参加 |
|
|||
|
報告 |
|
報告 |
|
報告 |
|
|||
|
Ｃ業務 |
済 未 |
高 中 低 |
検討 |
|
検討 |
|
準備 |
|
|
処理 |
|
処理 |
|
参加 |
|
|||
|
報告 |
|
報告 |
|
報告 |
|
|||
|
他の業務含めた合計 |
|
|
|
|
|
|
||
身の回りの業務改善のための課題分析プロンプト
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（１）依頼事項 |
以下の４．に提示する「分析すべきデータ」を、
３．で示す方法で分析し示してください。
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１．検討案件名 |
身の回りの業務改善 |
|
２．案件の基本目的 |
自らの余裕時間を生み出し、好ましいワークライフバランスを実現したい。 |
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３．分析する方法
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自分の身の回りの業務改善を検討するために、現状の業務時間の配分状態を想定してみました。それを４．に示します。初めてのことなので、成果の出やすいところから始めたいと思います。どこから着手したらよいか、ご意見をいただければと思います。 |
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４．分析すべきデータ
|
分析すべきデータを以下に示します。 |
|
業務区分 |
基本的対応 |
例外的対応 |
会議・打合せ |
|||||
|
業務名 |
ＩＴ化 |
難易度 |
内容 |
月間工数 Ｈ |
内容 |
月間工数 Ｈ |
内容 |
月間工数 Ｈ |
|
各種変更対応業務 |
未 |
中 |
検討 |
10 |
検討 |
20 |
準備 |
10 |
|
処理 |
10 |
処理 |
5 |
参加 |
20 |
|||
|
報告 |
2 |
報告 |
2 |
報告 |
5 |
|||
|
問い合わせ対応業務 |
未 |
低 |
検討 |
5 |
検討 |
10 |
準備 |
|
|
処理 |
5 |
処理 |
5 |
参加 |
|
|||
|
報告 |
1 |
報告 |
1 |
報告 |
|
|||
|
障害対応業務 |
未 |
高 |
検討 |
|
検討 |
10 |
準備 |
|
|
処理 |
|
処理 |
5 |
参加 |
|
|||
|
報告 |
|
報告 |
1 |
報告 |
|
|||
|
他の業務含めた合計 |
|
40 |
|
70 |
|
35 |
||
|
（２）回答 |
こんにちは、こちらはBingです。身の回りの業務改善についてご相談いただきありがとうございます。😊
あなたが提示されたデータを見ると、以下のような点が気になります。
- 例外的対応の工数が基本的対応の工数よりも多いこと
- 会議・打合せの工数が全体の約3割を占めていること
- 障害対応業務が未IT化であり、高い難易度を持っていること
これらの点を改善することで、業務の効率化や時間の節約が期待できます。
具体的には、以下のような改善策が考えられます。
- 例外的対応の発生原因を分析し、予防策や対処方法を検討する
- 会議・打合せの必要性や目的を明確にし、時間や参加者を最適化する
- 障害対応業務をIT化し、自動化やシステム化を進める
これらの改善策について、詳しくはこちらやこちらの記事を参考にしてみてください。
身の回りの業務改善は、小さなことから始めることが大切です。あなたのワークライフバランスの実現に役立てていただければ幸いです。😊
詳細情報
1
teamhackers.io2www2.biznet.co.jp3bing.com4e-sales.jp5macroman.jp6fastclassinfo.com
|
（３）依頼事項 |
第１歩の改善として、どこから手掛けたらよいでしょうか。
|
（４）回答 |
第１歩の改善としては、例外的対応の発生原因を分析することがおすすめです。例外的対応の工数が基本的対応の工数の約1.8倍となっており、業務の効率や品質に影響を与えている可能性が高いからです。
例外的対応の発生原因を分析するには、以下のような手順を踏むことができます。
- 例外的対応の種類や頻度を分類し、優先順位をつける
- 各種の例外的対応について、発生の背景や条件を調査する
- 発生原因を特定し、予防策や対処方法を検討する
- 予防策や対処方法を実施し、効果を検証する
このように、例外的対応の発生原因を分析することで、業務の改善につながると考えます。もし、分析にお困りの場合は、[こちら]や[こちら]の記事を参考にしてみてください。😊
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（５）依頼事項 |
言われることは分かりますが、例外対応の分析や解決策の検討をするには時間がかかります。それをしているといつまでも成果が出ずに挫折しそうです。早期に成果が出そうなのは何でしょうか。
|
（６）回答 |
例外対応の分析や解決策の検討は、確かに時間がかかることもありますが、それだけに価値があると考えてください。😊
例外対応の発生原因を分析することで、業務の根本的な改善ができる可能性が高まります。一方、表面的な対処を繰り返すだけでは、同じ問題が再発するリスクがあります。
早期に成果が出そうな改善策としては、以下のようなものが考えられます。
- 会議・打合せの時間や参加者を見直す
- 各種変更対応業務や問い合わせ対応業務のマニュアルやチェックリストを作成する
- 障害対応業務のIT化に向けて、必要なシステムやツールの調査を行う
これらの改善策は、比較的簡単に実施できるものですが、それぞれにメリットやデメリットがあります。メリットとデメリットを比較するときには、3C分析やSWOT分析などのフレームワークを活用すると便利です。12
また、改善策を実行する前に、目標を明確にすることも重要です。目標を設定するときには、SMARTというフレームワークを使って、具体的で測定可能なものにすると良いです。3
例外対応の分析や解決策の検討は、業務改善のための重要なプロセスです。45 時間や労力をかける価値があると思ってください。😊
1: 図解フレームワーク26選～問題解決・業務改善・原因分析・アイデア出し・現状分析・情報共有 |
Digitalbox Magazine 2: 問題解決のプロセスを8ステップで解説！問題解決能力の鍛え方も紹介 | テックキャンプ ブログ 3: SMART
業務改善 問題解決 目標設定 ｜ Liffel（リッフェル） 4: ケースで学ぶ問題解決研修（2日間） - 株式会社インソース 5: 効果的に問題を解決するテクニック14選 |
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（７）依頼事項 |
ご相談していて分かってきましたが、難易度の低い「問い合わせ対応」業務の整備から取り組んだらよいのではないかと思うのですがどうでしょうか？
|
（８）回答 |
「問い合わせ対応」業務の整備から取り組むことは、良い選択だと思います。😊
「問い合わせ対応」業務は、難易度が低く、改善の効果がすぐに見えやすい業務です。また、問い合わせ対応の品質やスピードを向上させることで、顧客満足度や信頼性も高まります。
「問い合わせ対応」業務の整備には、以下のような方法があります。
- よくある問い合わせの内容や回答をまとめて、FAQやQ&Aの形式で公開する
- 問い合わせの種類や内容に応じて、担当者や部署を明確にする
- 問い合わせの受付や回答の方法を統一し、マニュアルやチェックリストを作成する
- 問い合わせの状況や結果を記録し、分析や改善のためのデータとする
これらの方法について、詳しくは[こちら]や[こちら]の記事を参考にしてみてください。
「問い合わせ対応」業務の整備は、身の回りの業務改善の第１歩として、有効な方法だと思います。あなたの業務の効率化や時間の節約に役立てていただければ幸いです。😊
:
[問い合わせ対応の業務改善のポイントとは？ | ビジネスツールズ] : [問い合わせ対応の業務改善のために必要なこととは？ | ビジネスツールズ]
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はじめの回答は、「何に取り組めば成果が出るのか」の回答になっています。そこで当方から「早期に成果が出るのは何か」のダメ押しをして当方の得たい回答に辿りつきました。こういう聞き方もあるという例です。 |
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