2013年9月28日土曜日

「仕事は半分の時間で終わる!」秘訣を勉強しましょう!!

【このテーマの目的・ねらい】
目的:
 仕事を短時間で終えられる方法をご研究いただく。
 

ねらい
 
 
 「仕事は半分の時間で終わる」を読んでいただく。
 もう少しこのテーマについて研究していただく。
 ご自分なりの「方法」を考えていただく。

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「仕事は半分の時間で終わる!」は、当ブログでもご紹介した
「津曲公二さんの「坂の上の雲」名言集は素晴らしい」
 http://uenorio.blogspot.jp/search?updated-min=2012-01-01T00:00:00%2B09:00&updated-max=2013-01-01T00:00:00%2B09:00&max-results=50
津曲公二さんとその部下でいらっしゃる清水茂さんの共著の書名です。














「仕事をもっとてきぱき進めたい」は、
仕事を持っている人の悲願です。
どんな解決策があるのでしょうか。

お二方の永年の経験や
現在お二人の会社㈱ロゴで取り組んでおられる
ゴールドラット博士が提唱された「TOC理論」を基に、
この課題の解決法を解説されています。

おそらく、文章は津曲さんが主導されていると思いますが、
たいへん分かりやすく読みやすくできています。

当書の主張のあらすじをご紹介します。

まず、仕事が遅れる原因を以下のように整理されています。

・パーキンソンの法則(時間と予算は全部使うまで浪費される)
・学生症候群(余裕があったのに着手せず、最後に慌てる)
・ゆでたまごの基準(あいまいな完了基準は、「念のために」と時間を浪費する)
・予防線を張る(予定より早く安くできても、
 あとあとの立場を悪くしないためすぐ手離さない)

そのとおりですね。

「パーキンソンの法則といえばこれ」というくらい有名な
もう一つの法則も紹介されています。

私もこれまで単に「パーキンソンの法則」として使っていましたが、
一般には(パーキンソンの)「凡俗の法則」と言うのだそうです。
そして、
パーキンソン自体はこの法則を以下のように定義しています。

「議題の1項目の審議に要する時間は、
その項目についての支出の額に反比例する」

一般には「つまらないことに議論が集中する」
ことの説明として使用されています。

原典では「職員の自転車置き場建設」の件で
役員会が紛糾する例が紹介されているようですが、
私は昼食の弁当を何にするかで会議がもめる例を使っていました。

さて、肝心のどうすれば半分の時間で仕事を終えられるかです。
ここで「時間」は、経過時間のことを言っていて
工数のことではないことを確認しておきます。
工数の半減だと生産性の改善しかないですから。

1.いきなり仕事を始めずに計画を立ててから着手する
  これは当然でしょうが、なまじ少し分かっていると
  計画を立てずに取り組んでしまうことがあります。
  それは決してやってはいけないことです。

2.全体の作業を必要作業に分解して
  それぞれの作業は最少時間で見積る。
  (プロジェクトマネジメントの世界では
  作業の分解をWBS化と言いますが
  本書は一般向けですからその言葉は使っていません)
  
  

  かたや個々の作業の最大時間をもとに
  全体の最大時間と最少時間の差の半分を
  全体の予備(バッファー)として設定する。
 
  (これはTOC理論を基礎にしたCCPMの手法です)

  こうすると、
  個々の作業では最少時間を目指して仕事をするが、
  万一遅れても、全体のバッファーを使えばよい。

  これによって納期順守率は飛躍的に高まります。

3.本質的には作業時間は求められる品質との兼ね合いなので、
  最初の段階で、要求者と納期優先か品質重視かを
  (複数案提示して)決定する。

  そうすることによって、
  ムリな納期順守や過度な品質目標を避けて
  妥当なスケジュールで進めることができる。

  品質目標を適切に設定できれば、
  納期も無理なく設定できるのです。
  

4.かけ持ちをせずに、一つずつ「集中」して片付ける。
  かけ持ちをして並行作業をすると、
  仕事の切り替えをするときに
  再立ち上げの段取りや頭の切り替えでロスが発生する。
  机の上の片付け一つとってみても分かる。
 

  そのとおりです。
  私も原則として一つずつ片付け派です。
  集中していると、そのことのアイデアも湧いてきます。

  その時に集中している案件があれば、
  アイデアや構想は夜中か明け方に出てきます。
  
  複数案件を漫然と考えている時はアイデアは湧いてきません。

5.80:20の原則jに従い重要な項目に集中する。
  「20%の対象で80%のウェートを占める」
  というパレートの法則に従い重要な項目を選択して集中するのです。

6.複数の仕事をこなさなければならないときは、
  得意なこと・好きなことから始める。
  こうすると調子が出て、余裕もできる。
  私もお勧めの方法です。

7.仕事のボトルネックを押さえ、
  それをうまく乗り越えることにエネルギーを費やす。
  仕事が延びるのはこの捌きがよくない場合なのです。

8.他人の力をうまく借りる
  それぞれ得意分野も持っている人がいます。
  その人脈を作っておいて上手にその力を借りるのです。

9.一から作らずに既製品を活用することを考える
  
  情報システムのパッケージ利用がその典型です。

ということでとても役に立つことが述べられています。

そこで、本書の主張を私なりに
「仕事を半分の時間で進める7つの鍵」
としてまとめてみました。

1)相手の目的・ねらいを明確に
  仕事の依頼者はもちろんのこと関係者に、
  真に望んでいることはどういうことかを確認します。
  「ニーズ」というあいまいな言葉でなく
  「目的・ねらい」として捉えることが鍵です。

  
2)段取り8分
  これは職人さんがよく使う言葉です。
  段取りとは計画と準備です。 
  それができたら8割済んだようなものだ、という意味です。
  
  
  いきなり着手しない。
  ボトルネックを考慮した計画を立てる。
  パレートの法則を考慮する(重点思考)。

3)バッファーはまとめて持つ
  個々の作業は最短見積りで後ろにまとめたバッファーを。

)人の力をうまく借りる
  餅は餅屋、頼んだが勝ち。

5)一から作らず既存を利用
  過去の遺産の活用。
  自作にこだわらない。

6)かけ持ちは一つずつ片付ける
  1件ずつに集中する。

7)得意なところから片付ける
  かけ持ちのときこうして余裕を作り難問に挑む。

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