2016年5月31日火曜日

ある大学のクラス会の記録

【このテーマの目的・ねらい】
目的:
 亡くなる人の増えだしてきたクラス会の歴史を知っていただきます。
 「一流」大学OBでも事務処理能力はこんなものかということを知っていた だきます。
 台帳・経緯記録・見える化の重要性を再認識していただきます。
ねらい:
 クラス会運営の参考にしていただければ。
見える化をさらに重視しましょう。
ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
私は今年度、大学のクラス会の幹事をしています。
現在78歳―80歳が大半です。

このクラス会は、
私の発案で1980年に毎年3000円ずつを積み立てて、
会員に弔慰金を支払うことにしました。

その時に、
平均80歳まで生きるのでそれまで35年間あるとして
本人10万円、夫人5万円、子3万円という規定にしました。
この計算は間違えていました。
本人10万円はぎりぎり支払えたとしても
夫人の分は出ません。

それに気が付いた幹事が2000年に
本人のみ5万円と改訂しました。
初めのころは未納率0だったのですが、
次第にいい加減になってしまいました。

私が幹事を引き受けた4月以降に
メンバが急に3人亡くなりました。

私は年会費を納めていない人に
弔慰金を全額支払っては公平ではないと思い
会員の納入状況を調べ出しました。

年会費は各人が会の口座に自ら振り込む以外に、
原則として年に1回開催される総会の際に
当日会費と合わせて徴収しています。

前者の分は会の預金通帳に記載されていますので、
完全に把握できます。
銀行の通帳は信頼できますね!!

ところが、当日徴収の分は、
しっかりした幹事は、
会の口座に入金する際も、当日会費とは分けて、
通帳にメモ書きでその氏名を書いていました。

その分は納入者が分かるのですが、
そのメモがない分は、
当日の参加者名簿によって確認するしかありません。

そもそもは、
現金出納帳に会計の記録をすることになっていました。
その出納帳を記録していない年度が、
6年目から12年も続いていました。
ひどいものでしょう!!
その時も銀行通帳が頼りです。

不思議なことに、
13年目にはその出納帳が復活しているのです。
出納帳の現物は引き継がれていたので、
13年目の幹事が気がついて復活させたのでしょう。
偉い人です。
現在は復活した記録が続いています。

年次の総会の出席者数さえ分からない年度が
2年あります。
出席者数だけ分かって氏名は分からない年度が
3年あります。
事務処理能力の高くない人が結構いるのですね。

1991年から夫人同伴も可になりました。
一般には入ることのできない三菱の開東閣での開催
に際しての幹事の配慮でした。
たぶんその時が最高の参加者数だったと思われますが、
残念なことにその人数が分からないのです。

参加された夫人の人数・氏名の分からない年度が
6年あります。
夫人の分はともかく、
本人の記録だけは完全にしたいと思って調査中ですが
期待薄でしょうね。

それはともかく、
今までの範囲のデータの整理で分かったことがあります。
表とグラフをご参照ください。

注:会場のは宿泊会。平均の行は、参加人数は平均、死亡は合計

年次
会場
参加人数
死亡
本人
夫人
1980
●伊豆長岡
20
  
1981
半蔵門会館
24
  
1982
葵会館
24
  
1983
代々木会館
24
  
1984
青山ダイヤモンドホール
24
  
平均
 
23.2
0
0
1985
●熱海温泉(卒業25周年)
24
  
1986
青山メトロ会館
32
 
1
1987
本郷江知勝
26
  
1988
青山尚友会館
29
  
1989
小舟町倶楽部
24
  
平均
 
27
0
1
1990
●伊香保温泉
21
  
1991
開東閣(三菱グループのクラブ) 
 
1992
学士会館(神田) 
1
1993
本郷学士会館
35
13
1
1994
芙蓉銀座クラブ
37
 
平均
 
31
13
2
1995
●福島県 ザ・グリーンブライヤー
20
12
 
1996
ホテル日航東京
29
 
1997
神田学士会館
36
1
1998
開東閣
37
1
1999
綱町三井クラブ
37
21
 
平均
 
31.8
16.5
2
2000
帝国ホテル
26
9
1
2001
ホテルセンチュリーハイアット
28
10
1
2002
●三菱重工伊豆高原クラブ
30
13
 
2003
鉢の木北鎌倉店
29
9
 
2004
横浜マリーンシャトル号
29
13
 
平均
 
28.4
10.8
2
2005
ルヴェ・ソン・ヴェール駒場
30
11
 
2006
本郷学士会館
32
10
2
2007
丸の内三菱クラブ
30
15
 
2008
丸の内三菱クラブ
28
14
2
2009
神田学士会館
28
6
 
平均
 
29.6
11.2
4
2010
住友会館
36
12
 
2011
山上会館(本郷)
30
7
1
2012
上野精養軒
37
8
 
2013
ルヴェ・ソン・ヴェール駒場
31
5
2
2014
住友会館
27
6
1
平均
 
32.2
7.6
4
2015
丸の内三菱クラブ
32
7
2
2016
丸の内三菱クラブ
29
7
4
全体 平均
 
29.4
10.4
21


グラフ1 各回参加人数(本人、夫人)(クリックすると拡大します)














グラフ2 年別逝去者数(クリックすると拡大します)














1)参加者数は、5年間平均の推移をみると、
 1990年からは横ばいです。
 集まることに意義を認める年代になったことによる増加と、
 母数の減少とで相殺となっているのでしょうか。
 
 全員で63人ですが、ピークは37人(59%)で4回あります。

2)宿泊は過去5回ありますが、
 参加者人数は多くありませんでした。
 ところが2002年に宿泊イベントとしては30人と突出しました。
 その頃は定年者が多く、
 時間的な余裕ができた方が多かったのでしょう。

3)会場の魅力は参加者人数に影響しています。
 特にご夫人方にはその傾向が強いのです。
 しかし本郷学士会館という陳腐な場所でも
 多くの方が参加していますので会場が絶対ではありません。

4)ご夫人参加は1999年の綱町三井クラブの21人が最高で
 その後は、会場の魅力に左右されています。

 愚妻は、この時参加しましたが、亭主の品評会があり、
 私は50点とかでその時の最低点を付けられました。
 中には100点、120点という方がおられて、
 愚妻は「そんな人たちのところには2度と参加しない」
 と言ってそれきり参加しません。

 因みに、
 その時ワースト2だった某氏はその後も奥様がご精勤です。
 その点数が常識的な点数なのではないでしょうか。

 100点・120点の方がどなたか忘れましたが、
 その後夫婦仲はどうされているのでしょうか。
 興味あるところです。

5)死亡者は合計21人で会員の3分の1です。
 会員が70歳を超えた10年前から増えだしました。
 今年は急増で、「喜寿のお祝いをすると亡くなる」
 と言われていることが活きているようです。


台帳・経緯記録・見える化の重要性
前掲の表は、中間で誰かがメモで作成していたものを基に
今回作成したものです。

これを見ると、5年ごとの宿泊会の開催が明白です。

当初、5年ごとには宿泊しようという申し合わせがあったのですが、
その不文律は2000年に反故にされてしまいまいた。

意識して反故にしたのなら、それもありですが、
不文律を忘れていたのかもしれません。

このような経緯記録があったら、
見逃すということは起きないでしょう。

参加人数のグラフも今回作成したのですが、
こういうグラフがあれば、
「よし今度は最高人数を集めよう!!」
と幹事の励みになったかもしれません。

当社は現在、
ソフトウェア保守(変更管理)業務のレベルアップに取り組んでいますが、
そこでも、台帳記録、変更経緯記録の重要性が説かれています。

台帳・経緯記録は確実に記録されているだけでなく、
参照が容易になっていて見える化がされていなければなりません。
参照=利用です。
利用しなければ資料はムダです。

仕事の基本は何でも同じですね。

1 件のコメント:

  1. あなたのように優秀?な方でも 正室?さまの採点は厳しいのですね  強気のご令室さまで頼もしい限りです
    私もOB会の会計を任されておりますが 金銭に関しては きっちりできていると思います(規模が違うでしょうが・・・・)   幹事さん 頑張って下さい

    返信削除